[전문가 칼럼]문서, 생산-보관-유통 전 과정 관리해야

정보기술(IT) 기반 위에 세워진 지금의 정보화사회는 단연 ‘정보’에 의해 유지되는 사회다. 이 정보가 특정 매체에 시각화된다면 그것은 ‘문서’가 된다. 동굴벽화부터 종이 그리고 컴퓨터 파일에 이르기까지 기술발전과 함께 문서의 형태도 계속 변화해 왔다.

보편적 인류 역사의 발전이란 측면에서 본다면 정보 즉, 문서는 널리 공유되는 것이 대부분 긍정적인 결과를 낳았다. 과거 절대 왕권사회를 근대시민사회로 전환시키고 종교개혁을 이끈 것은 인쇄술과 같은 기술적 토대가 마련돼 정보가 널리 공유됐기 때문에 가능했던 것이다. 인터넷에서 지식과 정보의 열린사회를 표방하는 요즘의 위키피디아 같은 현상도 같은 맥락일 것이다.

그러나 공유돼서는 안 되는 문서도 있다. 기업의 문서다. 기업의 문서는 공적 정보가 아닌 사적 정보의 영역에 있다. 기업 고유의 지식자산인 것이다. 이 때문에 ‘문서 유출’과 같은 비자발적 정보의 공개는 기업은 물론이고 사회적으로도 치명적인 사건이 된다. 과거에는 문서 유출이 밀실에서 은밀히, 한정된 수준으로 일어났다면 이제는 IT 발전에 따라 대량으로 빠른 순간에 유출될 가능성이 높아졌기 때문이다. 최근 수년간 사회적으로 큰 파장을 일으킨 각종 보안사태가 이를 잘 증명한다.

이제는 기업 자산의 총체인 문서를 생산, 보관, 유통 그리고 활용하는 종합적 관리의 관점에 눈을 돌릴 필요가 있다. 이는 기업이 새해 사업계획을 세울 때도 반드시 고려해야 할 만큼 충분히 중요한 이야기다.

물론 문서의 생산과 유통, 보관의 각 단계에 해당하는 솔루션은 지금도 존재한다. 클라우드와 연계돼 제공되는 문서생산 툴은 생산된 문서를 안전하게 보관하고 중앙화하도록 돕는다. 정부의 샵메일(공인전자주소) 정책이나 클라우드 팩스, 통합 커뮤니케이션(UC) 등의 솔루션은 문서의 유통 단계에 관여한다. 정부 공인전자문서센터, 클라우드 스토리지는 문서 보관 영역일 것이다.

그러나 무엇보다 중요한 것은 이처럼 파편화된 솔루션들이 하나의 플랫폼 위에서 유기적으로 연동될 때 발휘되는 시너지다. 이때 핵심이 되는 것이 클라우드다. 클라우드는 서로 연관성이 없어 보이는 각 솔루션을 한 플랫폼 위에 두고 연결할 수 있다. 이것은 기업의 중요한 지식자산(문서=정보)이 클라우드와 성공적으로 융합하는 방법론이라는 측면에서 중요하다.

클라우드 플랫폼 위에서는 문서의 생산 단계에서부터 기업 내 산발적으로 나뉘어있던 문서들이 클라우드 스토리지의 한곳으로 모여 활용성이 높아진다. 유통되는 모든 문서에 대한 열람, 수정, 삭제 이력이 히스토리로 관리되고 잠금 및 권한관리 기능으로 문서 유출, 유실, 변조 등 보안사고 우려를 해소할 수 있다. 안전한 클라우드 스토리지에 보관된 모든 문서는 손쉬운 공유를 통해 협업을 강화할 수 있으며, 다른 구성원이 생산한 문서를 누구라도 활용할 수 있다. 즉, 문서의 중앙 집중화 및 데이터베이스(DB)화 그리고 활용과 보안이슈 해결 등 문서를 기업의 지식자산으로 관리하는 데 필요한 모든 부분에서 강점을 갖게 된다.

[전문가 칼럼]문서, 생산-보관-유통 전 과정 관리해야

그럼에도 ‘기업의 지식자산인 문서를 보호하기 위해 완벽한 보안이 가능할까’란 물음은 여전히 유효하다. 대부분의 기업 문서 유출이 외부자가 아닌 내부자에 의해 자행된다는 점은 일면 충격적이다.

보안 전문가 브루스 슈나이어가 말한 것처럼 완벽한 시스템을 운용하는 불완전한 사람의 문제일지도 모른다. 그러나 그 불완전함을 채워주는 것이 시스템이다. 클라우드 플랫폼이 주목받는 이유다.

이강수 더존비즈온 부사장(SC사업부문장) leeks@duzon.com

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